Przesył faktur od klienta do działu księgowego w firmie to główna oś wymiany informacji i dokumentów sprzedaży w przedsiębiorstwie. Jeśli korzystamy z tradycyjnego formy tej wymiany, to jest drukowania faktury na papierze, to ograniczamy wydajność działalności, jaką prowadzimy. Oto sposób na modernizację tego systemu.
Koszty zapewnienia wyposażenia i obsługi sprzętu biurowego, takiego jak drukarki, skanery i inne niezbędne urządzenia w prowadzeniu działalności są w praktyce nieusuwalne. Nie znaczy to jednak, że nie mamy możliwości racjonalnego ograniczenia tych wydatków.
W powszechnym użyciu są programy, które dają nam możliwość digitalizacji niezbędnych operacji, zarówno wewnątrz firmy, jak i w kontaktach z klientami oraz innymi podmiotami, z którymi prowadzimy współpracę. Jednym z interesujących systemów oprogramowania biurowego jest ToSend – automatyczny system do transferu faktur.
Co zyskujemy, inwestując w taki software dla działalności, którą prowadzimy?
Plusów i punktów przewagi nad konkurencją jest kilka. Skupmy się na tych podstawowych, w perspektywie możliwych oszczędności w sekcji księgowości.
Po pierwsze, używając oprogramowania ToSend zyskujemy więcej wolnych mocy przerobowych w firmie. Program pozwala odciążyć naszych księgowych od bieżących, żmudnych działań, które z powodzeniem mogą zostać zastąpione pełną automatyzacją obsługi aktualnych transferów faktur.
Po drugie, oszczędzamy na wyposażeniu drukarek i innych urządzeń biurowych. Koszty samego papieru do drukowania można liczyć w setkach złotych w ciągu miesiąca. Dodatkowe obciążenia, takie jak kupno tonerów, obsługi serwisowej i inne są znacząco ograniczone, co w dłuższej perspektywie – wbrew pozorom – daje naprawdę pokaźne oszczędności.
Po trzecie, sam proces wymiany i organizacji dokumentów jest bardzo uproszczony. Unikamy konieczności obciążenia pracowników innych działów dostarczaniem i katalogowaniem faktur, każdorazowego wydruku i przedstawiania ich działowi rachunkowości – wszystkie te czynności są zautomatyzowane, co jest zauważalną oszczędnością czasu w całej firmie, co bezpośrednio wpływa na efektywność pracy.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat opisanego oprogramowania ToSend? Odwiedź stronę producenta i zapoznaj się z interesującymi cię szczegółami, specyfikacjami i cennikiem!
