Sytuacja, w której firma uzyskuje wszystkie należne jej płatności na czas, sama realizuje swoje zobowiązania w terminie, posiada pełną płynność i bieżący przepływ finansowy, a windykacja to narzędzie, po które nie musi nigdy sięgać – to wizja idealna. Tego życzyłby sobie każdy przedsiębiorca. Jednak rzeczywistość jest zgoła odmienna.
Nieopłacanie faktur w terminie to coś, co po prostu się zdarza. Nie jest to komfortowa sytuacja, ale istnieją sposoby, by ograniczyć jej negatywne skutki. W poniższym artykule podpowiadamy, jak to zrobić.
Jak często kontrahenci opóźniają płatności i z jakich przyczyn się to z reguły dzieje?
Niestety opóźnienia w płatnościach od kontrahentów są dość powszechnym zjawiskiem w świecie biznesu. Jego częstotliwość może się różnić w zależności od branży i aktualnej sytuacji gospodarczej w kraju.
Przyczyny opóźnień nie są zaskakujące. Do najczęstszych należą:
- problemy finansowe (np. brak wystarczających środków na koncie),
- zła wola lub zwyczajne niedbalstwo czy zapominalstwo,
- kwestie biurokratyczne (konieczność wypełnienia skomplikowanych dokumentów czy procedur, by dokonać płatności),
- problemy techniczne (np. związane z systemami płatności).
Warto sobie zdawać sprawę, że nie zawsze wina za brak płatności leży po stronie kontrahenta – czasem nieopłacanie faktur może wynikać z powodów, na które nie ma on bezpośredniego wpływu.
Jaki wpływ mają zatory finansowe na prowadzenie firmy?
Zatory finansowe są jednym z najpoważniejszych problemów, z jakimi mierzą się przedsiębiorstwa. Mogą one prowadzić do:
- powstania problemów z płynnością finansową,
- ograniczenia inwestycji,
- stresu i obniżenia motywacji w zespole,
- wzrostu kosztów finansowania (konieczność brania pożyczek czy kredytów na spłatę bieżących zobowiązań),
- a w skrajnych przypadkach – nawet ryzyka upadłości.
Windykacja – nierozerwalna część każdego biznesu?
Być może wszyscy Twoi kontrahenci będą opłacać faktury na czas. A gdy zdarzą się drobne poślizgi w płatnościach, delikatne przypomnienie wystarczy, by pieniądze trafiły na Twoje konto.
Niestety, nikt nie może Ci zagwarantować, że taki scenariusz się ziści. Znacznie lepszą strategią jest założenie, że nie wszyscy będą spłacać swoje zobowiązania terminowo i przygotowanie planu na taką ewentualność. Nie ma sensu udawać, że windykacja nie istnieje.
Twoją rolą jest przede wszystkim uzbrojenie się w niezbędną wiedzę i narzędzia, które wykorzystasz, gdy pojawi się problem nieopłacalnych zobowiązań. Oczywiście nie musisz zajmować się tym wszystkim samodzielnie. Kwestie związane z windykacją możesz przekazać firmie, która się w tym specjalizuje.
Outsourcing windykacji ze względu na trudność i czasochłonność tego procesu
Gdy ktoś nie płaci faktur mimo wielokrotnych przypomnień, kolejne prośby prawdopodobnie na niewiele się zdadzą. Nie ma raczej szans na to, by od razu i za pomocą jednego przelewu opłacił on swoje zobowiązanie.
W takim przypadku konieczne jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem, szczera rozmowa na temat jego sytuacji finansowej i ustalenie harmonogramu spłaty długu. Taki plan bardzo często zakłada rozłożenie płatności na raty czy nawet jej odroczenie.
Skuteczna windykacja wymaga:
- znajomości prawa dotyczącego windykacji, a także umiejętności jego interpretacji i stosowania w praktyce,
- zdolności do rozwiązywania problemów i podejmowania trafnych decyzji,
- umiejętności prowadzenia skutecznych negocjacji,
- możliwości finansowych, które pozwolą firmie negocjować warunki spłaty zadłużenia – takie jak rozłożenie go na raty czy zaprzestanie naliczania odsetek karnych.
Bardzo dobrym pomysłem jest znalezienie wsparcia w tym zakresie nawet przed tym, gdy pojawią się opóźnienia. Pozwoli Ci to działać od razu, gdy zaistnieją trudności w uzyskiwaniu płatności.
Skuteczna windykacja – bardzo istotna kwestia dla prawie każdej firmy
Płynność finansowa to jeden z priorytetów każdego przedsiębiorstwa. Nieopłacone faktury mogą ją jednak skutecznie zachwiać. Niejednokrotnie zależy ona od tego, czy spłaty zaległych zobowiązań uda się ostatecznie wyegzekwować.
Współpraca ze sprawdzoną firmą windykacyjną to gwarancja maksymalnej skuteczności w tym zakresie. Być może z doświadczenia wiesz już, że bez odpowiednich umiejętności i pokładów cierpliwości wyegzekwowanie spłaty zadłużenia jest w wielu przypadkach znacznie utrudnione.
Warto dodać, że dzięki współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną unikasz także konieczności wchodzenia na drogę sądową i angażowania komornika. I najważniejsze – nie musisz w żadnym stopniu osobiście uczestniczyć w procesie egzekwowania należności, a Twoja sytuacja finansowa pozostaje stabilna.
Artykuł powstał we współpracy z firmą windykacyjną BEST S.A.
