Rachunkowość zarządczą można zdefiniować następująco:
rachunkowość zarządcza to nieustannie trwający proces, rozpoczynający się od identyfikowania, a następnie pomiaru, gromadzenia oraz analizy danych i informacji, pochodzących ze źródeł wewnętrznych oraz zewnętrznych, którego efektem są istotne informacje dostarczane odpowiednim osobom w organizacji, w odpowiednim czasie, pozwalające na wytyczanie i skuteczną realizację celów przedsiębiorstwa oraz optymalne wykorzystywanie dostępnych zasobów, niezależnie od horyzontu czasowego podejmowanych decyzji.
Cytat pochodzi z rozprawy doktorskiej dr inż. Pawła Pawlaka pod tytułem „Hybrydowy model budżetowania operacyjnego w wydawnictwie”
Rachunkowość zarządcza jest więc procesem, który w firmie nigdy się nie kończy (przynajmniej tak powinno być). Co to oznacza? Kolejne działania (wchodzące w skład tego procesu) są ciągle ponawiane, modyfikowane, dostosowywane do wymagań samego przedsiębiorstwa oraz otoczenia.
W ramach rachunkowości zarządczej posługujemy się danymi oraz informacjami (które są przetworzonymi danymi), które pochodzą z wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również z jego otoczenia. W pozyskiwaniu zewnętrznych informacji przydatny jest np. benchmarking. Informacje te zestawiane ze źródłami wewnętrznymi pozwalają na uzyskanie szerszej perspektywy, co ułatwia podejmowanie trafnych decyzji.
W tej definicji istotne jest także zwrócenie uwagi na fakt, że system informacji, oparty na rachunkowości zarządczej, powinien zapewniać dostarczanie tylko ważnych informacji osobom decyzyjnym. Żyjemy bowiem w świecie chaosu informacyjnego, jesteśmy nieustannie bombardowani (również w pracy) nieistotnymi komunikatami.
Warto też podkreślić, że rachunkowość zarządcza jest współcześnie pojęciem tożsamym względem controllingu.