Każdy nowy przedsiębiorca, otwierając działalność gospodarczą, musi zdecydować czy będzie samodzielnie prowadzić księgowość firmy, czy powierzy to zadanie profesjonalistom. Korzystanie z usług biur rachunkowych lub zatrudnianie księgowych polecane jest zazwyczaj średnim i dużym firmom, które prowadzą pełną księgowość i zatrudniają pracowników.
Obliczanie wynagrodzeń, raportowanie zwolnień lekarskich, czy bezpłatnych urlopów, praca nad zmniejszaniem obciążeń podatkowych (czyli tak zwana optymalizacja podatkowa) zabierają dużo czasu i wymagają specjalistycznej wiedzy. Usługi profesjonalnych księgowych generują jednak koszty, na które często nie mogą sobie pozwolić właściciele małych firm. W takich sytuacjach można zdecydować się na prowadzenie księgowości we własnym zakresie. Jest to dozwolone i nie wymaga posiadania żadnych certyfikatów.
Od czego zacząć? Księgowość krok po kroku.
Pierwszym krokiem do prowadzenia własnej działalności jest wpis do CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Już podczas wypełniania wniosku należy zdecydować, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie księgowości oraz wskazać miejsce przechowywania dokumentacji. Jeśli sprawami księgowymi ma zajmować się właściciel firmy, pole to pozostawia się puste.
Podczas rejestracji działalności należy wybrać jedną z czterech form opodatkowania działalności – skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub kartę podatkową. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania może mieć wpływ na optymalizację podatkową i zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności.
Po określeniu formy podatkowej kolejnym krokiem jest wybór narzędzia, które posłuży do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów lub innych ewidencji podatkowych (w zależności od wyboru formy opodatkowania). Można skorzystać z elektronicznych programów księgowych lub wersji papierowych. O czym jeszcze należy pamiętać, prowadząc księgowość własnej firmy?
Obowiązki przedsiębiorcy
Właściciel działalności gospodarczej, który samodzielnie zajmuje się księgowością, krok po kroku musi wypełniać szereg obowiązków. Przede wszystkim zobligowany jest do wystawiania i gromadzenia faktur, a także prowadzenia innej dokumentacji, wynikającej z wybranej formy opodatkowania. Każda z form opodatkowania wiąże się z różnymi regulacjami dotyczącymi księgowości. Na przykład w przypadku skali podatkowej przedsiębiorcy są zobligowani do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów, czyli prostej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Ryczałt wymusza na przedsiębiorcy prowadzenie księgowości dużo bardziej skrupulatnie.
Ewidencjonować trzeba nie tylko przychody, ale także środki trwałe, wartości niematerialne, prawne i wyposażenie. Należy przechowywać dowody zakupu towarów. Poza tym – niezależnie od formy opodatkowania – należy pamiętać o właściwym przechowywaniu dokumentów i dokumentacji księgowej przez minimum 5 lat. Konieczne jest też opłacanie składek ZUS i podatku VAT.
Główną korzyścią płynącą z samodzielnego prowadzenia księgowości firmy jest oszczędność finansowa; mankamentem natomiast konieczność poświęcania własnego czasu. Nie należy obawiać się takiego rozwiązania. W przypadku małych, nowo otwartych działalności gospodarczych rezygnacja z usług profesjonalistów nie musi być kłopotliwa, a podjętą decyzję można w każdej chwili zmienić.
