Spis z natury to jedna z możliwych metod inwentaryzacji. Proces ten zaczyna się już na etapie planowania, który stanowi dobrze opisane instrukcje inwentaryzacji. Taki etap polega na określeniu zasad uzupełniania kart spisowych, w jaki sposób zaznaczamy dane na danych formularzach itp. Także wyznacza się grupy spisowe oraz komisje nadzorujące wszystko. Dodatkowo określa się dzień, w którym będzie wykonywana inwentaryzacja i czy w tym dniu będzie wykonywana w danym miejscu jakaś praca, czy nie.
Po planowaniu następuje następny krok, czyli spis z natury. Dokładne policzenie faktycznego stanu składników aktywnych i naniesienie danych liczbowych na formularze. Pierwsze liczenie jest pełne, czyli obejmuje wszystkie składniki aktywne w danym miejscu. Potem następuje drugie liczenie tzw. kontrolne, które polega na skontrolowaniu błędów poszczególnych składników aktywnych. Najlepiej, aby liczenie kontrolne nie było wykonywane przez tę samą osobę.
Jeżeli dane miejsce ma w systemie ilości magazynowe, wprowadza się dane z kart i porównuje ilości. Wszystkie rozbieżności w liczbach brakujących lub nadwyżkowych należy wyjaśnić.
Cała inwentaryzacja kończy się końcowym protokołem inwentaryzacji, w którym jest uwzględniona także decyzja o różnicach inwentaryzacji.
Składniki, jakie wchodzą w skład takiego spisu z natury to:
- aktywy pieniężne (oprócz wykonywanych na rachunek bankowy),
- papiery wartościowe w postaci pieniężnej,
- rzeczowe składniki obrotowe,
- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych,
- środki stałe i nieruchomości zaliczone do inwestycji
W rzeczowe składnik aktywów obrotowych wchodzą w skład:
- materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby,
- półprodukty i towary nabyte do odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym,
- wytworzone lub przetworzone przez produkty gotowe zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji
W rzeczach inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych wchodzą w skład:
- produkty będące własnością jednostki, powierzone do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania powiadamiając wcześniej dane jednostki
Nie wchodzą w skład tego jednostki takie jak:
- poczta,
- transport,
- spedycje,
- składowanie
Częstotliwość i terminy, w których powinny być przeprowadzone inwentaryzacji drogą spisu natury.
Inwentaryzacja aktywów powinna się odbyć nie wcześniej niż trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego ale nie później niż do dnia 15 danego miesiąca roku obrotowego.
Zasada napisana powyżej nie obowiązuje:
- aktywów pieniężnych,
- papierów wartościowych,
- produktów w toku i materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisu w koszty ich wartości na dzień zakupu lub w momencie ich wytworzenia.
Co ile należy inwentaryzacje wykonać:
- Materiały w postaci zapasów towarów, produktów gotowych i półproduktów, które znajdują się w strzeżonych składowiskach, można przeprowadzać raz na dwa lata.
- Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, oraz maszyny trwałe i urządzenia można przeprowadzać raz na cztery lata.
- Towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową jako sprzedaż detaliczna i zapasy drewna w leśniczówkach, można przeprowadzać raz na rok.
Kiedy nie trzeba wykonywać inwentaryzacji- jest to tylko możliwe w 3 sytuacjach:
- W przypadku upadłości ogłoszonej, jeżeli nie zamykamy ksiąg rachunkowych.
- W przypadku zawieszenia działalności, jeżeli nie zamykamy ksiąg rachunkowych.
- W przypadku połączenia lub podziału jednostek z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli osoby odstąpią poprzez umowę od inwentaryzacji.
Różnice pomiędzy stanem rzeczywistym a księgami należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł.
Kompensaty niedoborów i nadwyżek jest tylko możliwe, wtedy gdy dotyczą one rzeczowych dóbr materialnych. Kompensacie z nadwyżek mogą podlegać tylko niedobory niezawinione, które zostały stwierdzone z jednego i tego samego spisu z natury.
Twórcą artykułu jest SmartMedia.com.pl