Zasada Beyond Budgeting nr 3 transparentnosc

Lut 11, 14 Zasada Beyond Budgeting nr 3 transparentnosc

Trzecia zasada koncepcji Beyond Budgeting brzmi:

Spraw, by informacje były powszechnie dostępne, przejrzyste.

Inaczej można powiedzieć ogólnie:

Dość tajemnic w firmie!

Moim zdaniem jest to najważniejsza zasada Beyond Budgeting. Wynika z niej jasno, iż zakres informacji niejawnych, do których dostęp ma wyłącznie wąskie grono zarządzających musi być jak najmniejszy. Każdy członek organizacji powinien znać jak najwięcej szczegółów dotyczących działalności firmy, nie tylko w zakresie ściśle związanym z jego lub jej pracą. Jest to potrzebne do prawidłowego podejmowania decyzji (nie tylko tych strategicznych). Umożliwia to również wszystkim pracownikom zostanie prawdziwymi ambasadorami swojej firmy, jej „lokalnymi” rzecznikiami interesów.

Dzisiaj bardzo często jest tak, że poszczególne działy, czy departamenty traktowane są nie tylko jako osobne ośrodki (co jest słuszne) ale jako samodzielne byty gospodarcze. I tu pojawia się niebezpieczeństwo. Okazuje się wtedy, że pracownicy danego działu koncentrują się wyłącznie na realizacji własnego budżetu (jeśli stosowanie jest budżetowanie operacyjne) oraz zadań im przydzielonych. Nie wiedzą co dzieje się na zewnątrz ich „mikroświata”. Może się wtedy okazać, że np. ich cele będą sprzeczne z dążeniami innych działów. Oczywiście, powinno być to wykluczone na etapie dokonywania koordynacji poszczególnych budżetów. Im jednak większe przedsiębiorstwo, tym trudniej taką koordynację przeprowadzić (zwłaszcza, jeśli głównym narzędziem do budżetowania jest arkusz kalkulacyjny). Nawet jeśli poszczególne działania nie są ze sobą wyraźnie sprzeczne, to poszczególne decyzje podejmowane w codziennej pracy mogą być nieoptymalne, właśnie ze względu na brak wiedzy o tym co dzieje się w innych centrach danego podmiotu gospodarczego.

Ważny jest też nieskrępowany dostęp do danych dotyczących otoczenia przedsiębiorstwa. Ważne jest też, by pracownicy mieli dostęp do wiarygodnych predykcji. Bardzo przydatne jest wówczas stosowanie prognozowania kroczącego.

Naturalnie, pewne informacje muszą pozostać tajne (np. te dotyczące wynagrodzeń – przynajmniej w niektórych sytuacjach). Warto jednak wyraźnie ograniczać zakres informacji niejawnych. Co więcej, nad transparentnością należy pracować nieustannie. Cały czas będzie istniała pokusa (zwłaszcza u nowych członków kierownictwa danej jednostki), by pewne informacje zachować tylko dla siebie. Konieczne są zatem szkolenia oraz dbanie o odpowiednią kulturę organizacyjną.

W jaki sposób można promować i zapewniać bieżące informowanie o poczynaniach różnych działów przedsiębiorstwa? Służą do tego np. newslettery, czy też ogólnie intranet. Dawniej popularne były firmowe magazyny, jednak ze względu na konieczność redukcji kosztów (kryzys) istotne jest, by koncentrować się na internetowym kanale informacyjnym. Niektóre firmy praktykują umieszczanie wydrukowanych informacji o osiągnięciach poszczególnych działów (osób) w specjalnie do tego celu wyznaczonym miejscu (ścianie).

Źródło: Tekst został oparty w głównej mierze na materiałach zawartych na stronie: http://bbrt.org/.



Akcja: "Do Barcelony po zdrowie"


Wszystkie szczegóły tutaj.

Napisz Komentarz

Musisz być zalogowany aby napisać komentarz.